Funktionen

Jedes Werkzeug, das Ihr Transportunternehmen braucht — auf einer Plattform

Von multimodalen Sendungen bis zu Wirtschaftlichkeitsberichten — 15 integrierte Module, gebaut für die Arbeitsweise echter Transportunternehmen.

Multimodaler Transport

Ihr Kunde braucht einen Container von einer Fabrik in Cluj zu einem Lager in Hamburg. Das bedeutet einen LKW nach Constanța, ein Schiff bis Hamburg und einen Last-Mile-LKW zum Lager. Drei Frachtführer, drei Sätze von Dokumenten, drei Tracking-Systeme — und Sie sind derjenige, der alles per E-Mail zusammenfügt. Wenn das Schiff zwei Tage Verspätung hat, sagt es niemand dem LKW-Fahrer, der in Hamburg wartet. WOOP verwaltet jede Etappe einer multimodalen Sendung in einer einzigen Zeitleiste — Sie sind nicht länger die menschliche Middleware zwischen den Frachtführern.

Straßen-, See-, Schienen- und Lufttransport-Etappen in einer Sendung planen
Jede Übergabe — Hafen, Terminal, Bahnhof — in einer einzigen Zeitleiste verfolgen
CMR, Konnossement und Zolldokumente aus einem einzigen Bildschirm erstellen
Kosten zwischen Verkehrsträgern unter gleichen Bedingungen vergleichen
Marge pro Sendung über alle Etappen und Frachtführer hinweg sehen

Keine Margenverluste mehr an Übergabepunkten Eine Sendung, ein Bildschirm, jede Verkehrsart eCMR-bereit vor der EU-Pflicht 2027

Integrationen: Container-Tracking-Anbieter, Hafensysteme, Bahnbetreiber, Zollplattformen, eCMR

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Aufträge & Touren

Jedes Transportunternehmen hat schon einmal einen Auftrag in einer Tabelle verloren. Eine Ladeadresse war falsch, ein Dokument kam nie an, ein Fahrer fuhr an die falsche Halle — und niemand bemerkte es, bis der Kunde anrief. Solche Fehler kosten Geld und Ruf. WOOP verwaltet den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags von der Anlage bis zur Ablieferung, damit nichts mehr durchs Raster fällt.

Aufträge in Sekunden anlegen — KI liest gescannte Dokumente für Sie aus
Jeden Stopp verfolgen — Ladezeiten, Entladezeiten, Tonnage pro Lieferpunkt
LKWs, Auflieger und Fahrer ohne Planungskonflikte zuweisen
Kühl-, Gefahrgut- (ADR) und Sondertransporte mit den richtigen Anforderungen abwickeln
Fehlende Dokumente erkennen, bevor sie Ihre Fakturierung verzögern

Auftragsfehler und Doppelbuchungen vermeiden Schneller fakturieren dank vollständiger Tourdokumentation Jede Frachtart aus einem einzigen Bildschirm steuern

Integrationen: ANAF E-Transport, Transporeon (Frachtenbörsen-Import), Google Maps, GPS-Anbieter

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Fakturierung & Zahlungen

Wenn eine Rechnung falsch ist, verlieren Sie doppelt — einmal durch die verzögerte Zahlung, einmal durch die Stunde, die Ihre Buchhaltung mit der Korrektur verbringt. Wenn eine e-Factura-Einreichung scheitert, drohen ANAF-Strafen. Und wenn 200 Rechnungen in Ihrem Kontoauszug auf den Abgleich warten, ist Ihr Freitag weg. WOOP übernimmt den gesamten Finanzkreislauf — von der Rechnungserstellung über die e-Factura-Einreichung bis zur automatischen Bankreconciliation.

E-Rechnungen direkt an ANAF (rumänische Finanzverwaltung) senden — ohne separates Portal
Kontoauszüge importieren und Zahlungen automatisch offenen Rechnungen zuordnen
Zahlungsdateien für BRD, BT, OTP und weitere Banken erzeugen
Kunden- und Lieferantenrechnungen in mehreren Währungen verfolgen
Zahlungen bei strittigen Rechnungen bis zur Klärung sperren

Monatsabschluss schneller erledigen Automatisch e-Factura-konform bleiben Offene Salden in Echtzeit im Blick haben

Integrationen: ANAF E-Factura, UniCredit/Intesa/Exim (Kontoauszüge), OTP/BRD/BT/Exim (Zahlungsdateien), Saga (Buchhaltungs-Export)

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Flotten-Wirtschaftlichkeit

Sie kennen den Umsatz pro LKW. Aber kennen Sie den Gewinn? Nach Kraftstoff, Maut, Versicherung, Leasingraten, Ersatzteilen, Fahrergehalt und allen kleinen Kosten, die sich summieren — verdient dieser LKW wirklich Geld? Die meisten Unternehmer im Transport können diese Frage nicht beantworten, ohne eine Woche in Tabellen zu graben. WOOP berechnet Gewinn und Verlust pro Fahrzeug und Monat automatisch — Sie wissen immer, welche LKWs ihren Platz verdienen.

GuV pro LKW — sehen Sie, welche Einheiten Gewinn bringen und welche Ihr Budget belasten
12 Kostenarten automatisch berechnet — Kraftstoff, Versicherungen, Leasing, Ersatzteile, Gehälter
Monats- und Jahresansichten, damit Sie Trends früh erkennen
Inklusive Aufliegerkosten — nicht nur Zugmaschinen
Ein Klick zur Aktualisierung mit den neuesten Daten aus jedem Modul

Flottenentscheidungen auf echten Zahlen treffen, nicht aus dem Bauch heraus Verlustbringende Fahrzeuge erkennen, bevor sie noch einen Monat kosten Investitionsentscheidungen mit klaren GuV-Daten begründen

Integrationen: Aggregiert Daten aus allen WOOP-Modulen (Fakturierung, Abrechnung, Versicherungen, Leasing, Service, Flottenortung)

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Flotten-Wirtschaftlichkeit Modul-Screenshot

Spesen- & Auslagenabrechnung

Dreitausend Tankkartentransaktionen. Achthundert Mautbuchungen. Zweihundert Bargeldquittungen von Fahrern. Jeden Monat sitzt jemand in Ihrem Büro und versucht, all das der richtigen Tour, dem richtigen Fahrer und dem richtigen Vorschuss zuzuordnen. Das dauert Tage. Und eine einzige doppelte Buchung kann die gesamte Abrechnung verzerren. WOOP importiert und gleicht alles automatisch ab — Ihr Team versinkt nicht mehr in Tabellen.

Tankkarten- und Mauttransaktionen automatisch importieren — keine manuelle Zuordnung
Fahrer-Vorschüsse, Auslösen und Bargeldspesen pro Tour abrechnen
Doppelte Kartenbuchungen erkennen, bevor sie in die Buchhaltung gelangen
Unterstützung für Shell-, IDS-, SmartDiesel- und MOL-Kartenimporte

Monatliche Abrechnungszeit von Tagen auf Minuten reduzieren Duplikate und Fehler abfangen, bevor sie das Ergebnis verfälschen Fahrerabrechnungen korrekt halten — ohne Streitfälle

Integrationen: Shell Telematics, IDS Telematics, SmartDiesel, MOL (Tankkarten-Imports)

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Fahrer-App

Ihre Fahrer schließen eine Lieferung um 21 Uhr ab. Das CMR-Dokument liegt im Führerhaus, bis sie zur Basis zurückkommen — vielleicht morgen, vielleicht nächste Woche. In der Zwischenzeit können Sie den Kunden nicht abrechnen. Multiplizieren Sie das mit 50 Fahrern und 200 Lieferungen pro Woche, und die Dokumentensammlung wird zum größten Umsatz-Engpass. Die WOOP-App holt Ihre Fahrer sofort ins Boot und schließt die Lücke zwischen Lieferung und Rechnung.

Fahrer bestätigen Be- und Entladung direkt vom Smartphone
Foto-Uploads in PDF umgewandelt — kein Hinterherjagen nach Papier-CMRs
Palettentausch mit Foto-Nachweis an jedem Stopp
Funktioniert für eigene Fahrer und Subunternehmer-Fahrer

Lieferdokumente am selben Tag erhalten — nicht Wochen später Telefonate für Tour-Statusmeldungen entfallen Sofort nach Lieferbestätigung mit der Fakturierung starten

Integrationen: AWS S3 (Dokumentenspeicherung), Google Maps (Navigation), OAuth2-Authentifizierung

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Versicherungsverwaltung

Im letzten Jahr wurde einer Ihrer LKWs an einer Kontrolle mit abgelaufener Kfz-Haftpflicht angehalten. Das Bußgeld war das kleinste Problem. Das Fahrzeug wurde zwei Tage festgehalten, die Ladung verzögerte sich, und der Kunde rief Ihre Konkurrenz an. Alles, weil ein Verlängerungsdatum in einer Tabelle untergegangen war. WOOP verfolgt jede Police Ihrer Flotte und warnt Sie, bevor irgendetwas abläuft.

Kfz-Haftpflicht, Vollkasko und CMR-Versicherungen pro Fahrzeug mit Erinnerung zur Verlängerung
KI liest gescannte Policen und füllt die Details automatisch aus
30 Tage vor Ablauf jeder Police gewarnt werden — keine Überraschungen
Fahrzeuge mit Versicherungslücken erkennen, bevor sie den Hof verlassen

Bußgelder durch abgelaufene Policen vermeiden Stunden manueller Dateneingabe einsparen Versicherungskosten pro Fahrzeug für präzise Wirtschaftlichkeit zuordnen

Integrationen: AWS Textract (OCR), AWS Bedrock / Claude AI (Felderkennung)

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Dokumentenverwaltung

Ihre Flotte hat 80 LKWs. Jeder hat eine Versicherungspolice, eine Hauptuntersuchung, einen Maut- bzw. Steuerbeleg und ein Dutzend weiterer Dokumente — jedes mit eigenem Ablaufdatum. Das sind über 400 Dokumente allein für die LKWs, bevor Auflieger, Fahrer und Kunden dazukommen. Läuft eines unbemerkt ab, reichen die Folgen vom Bußgeld bis zum Standfahrzeug. WOOP speichert jedes Dokument an einem Ort — mit farbcodierter Ablaufüberwachung über die gesamte Flotte.

KI scannt Transportdokumente und extrahiert Auftragsdaten automatisch
Ablaufdaten für Lizenzen, Hauptuntersuchungen und Genehmigungen flottenweit verfolgen
Farbcodierte Warnungen — grün gültig, gelb bald ablaufend, rot abgelaufen
Jedes Dokument mit dem richtigen LKW, Auflieger, Fahrer oder Kunden verknüpft

Nie wieder ein ablaufendes Dokument verpassen Manuelle Dateneingabe durch KI-Extraktion deutlich reduzieren Jedes Dokument in Sekunden finden — statt durch Ordner zu wühlen

Integrationen: AWS Textract (OCR), AWS Bedrock / Claude AI (intelligente Extraktion), AWS S3 (Cloud-Speicher)

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Spedition

Sie haben einem Kunden 1.200 EUR für eine Route angeboten. Sie haben den Auftrag für 950 EUR an einen Frachtführer weitergegeben. Die Marge sah gut aus — bis jemand vergaß, den Kunden zu fakturieren, die Dokumente des Frachtführers nie eingesammelt wurden und Sie drei Monate später beidem hinterherlaufen. Speditionsmargen existieren nur auf dem Papier, bis jeder Schritt geschlossen ist. WOOP steuert die Spedition gemeinsam mit Ihrer eigenen Flotte — jede Marge bis zum Abschluss nachverfolgt.

Kundenaufträge mit Frachtführer-Aufträgen verknüpfen — Marge pro Sendung sichtbar
Dokumente, Rechnungen und Zahlungen pro Partei getrennt verfolgen
Filtern nach Transportart, Route, Zahlungsstatus und 20+ weiteren Kriterien
Spedition und eigene Flotte aus einem System steuern

Speditionsmarge auf jedem Geschäft sofort kennen Keine Übersicht mehr über Frachtführer-Dokumente und -Zahlungen verlieren Beide Geschäftsmodelle ohne Tool-Wechsel verwalten

Integrationen: Gemeinsam mit den Modulen Aufträge & Fakturierung

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Flottenortung

Ihre Disponentin muss einen Auflieger für die Montagsladung zuteilen. Sie schaut auf die Plantafel — aber die Plantafel ist ein Whiteboard, das zuletzt am Donnerstag aktualisiert wurde. Sie ruft drei Fahrer an. Zwei gehen nicht ran. Bis sie die Verfügbarkeit klärt, ist der Kunde zu einem anderen Frachtführer gewechselt. Echtzeit-Sichtbarkeit ist kein Luxus — sie ist die Grundlage, Kunden zu halten. WOOP verbindet sich mit Ihren GPS-Anbietern und zeigt alles auf einem Bildschirm.

Live-GPS-Position von Axionet, Transics, Frotcom oder Webeye — Ihre Wahl
Wochenplanung der Auflieger — Verfügbarkeit auf einen Blick
EU-Lenk- und Ruhezeiten automatisch pro Fahrer überwacht
Tachograph- und Kraftstoffdaten stündlich für Kostenanalysen erfasst

Disponieren mit Gewissheit — Sie wissen, wo jedes Fahrzeug ist Verstöße gegen EU-Lenkzeiten und Bußgelder vermeiden Aufliegerverfügbarkeit ohne Telefonate planen

Integrationen: Axionet, Transics, Frotcom, Webeye (GPS), Google Maps (Visualisierung)

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Werkstatt & Service

Ihr Mechaniker hat letzten Monat einen Turbolader getauscht. 2.400 EUR Material und 6 Arbeitsstunden. Aber diese Kosten landeten nie im Wirtschaftlichkeitsbericht des LKWs — sie wurden in einem separaten Notizbuch erfasst. Und die 12 Bremsbeläge aus dem Lager? Niemand hat festgehalten, in welchen LKW sie kamen. WOOP steuert den gesamten Werkstattprozess — jede Kostenposition fließt automatisch in den Wirtschaftlichkeitsbericht des Fahrzeugs.

Vollständiger Werkstattprozess — von der Fahrzeugannahme bis zur Rechnung
Mechaniker-Stunden vs. Vorgabezeiten zur Produktivitätskontrolle erfassen
Ersatzteile aus dem eigenen Lager entnommen, mit automatischer Bestandsbuchung
Wartungshistorie pro Fahrzeug fließt direkt in die Wirtschaftlichkeitsberichte ein

Echte Wartungskosten pro Fahrzeug kennen Mechaniker durch Zeiterfassung in die Verantwortung nehmen Verlust von Ersatzteilen zwischen Lager und Werkstatt verhindern

Integrationen: Ersatzteillager (Bestandsverbrauch), Fakturierung (Abrechnung), Wirtschaftlichkeit (Kostenzuordnung)

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Leasing & Kredit

Eine verpasste Leasingrate kostet nicht nur eine Mahngebühr — sie kann Vertragsstrafen auslösen und Ihre Kreditkonditionen für das nächste Fahrzeug verschlechtern. Bei 30 LKWs im Finanzierungs- und 10 im Operating-Leasing sind das 40 Verträge mit unterschiedlichen Konditionen, Fälligkeitstagen und Banken. WOOP verfolgt jeden Vertrag mit vollständigen Ratenplänen — nichts geht mehr unter.

Finanzierungs-Leasing, Operating-Leasing und Kreditverträge an einem Ort
KI liest gescannte Verträge und extrahiert die Konditionen automatisch
Ratenüberwachung mit Fälligkeitsdaten und Rechnungsverknüpfung
Mehrfahrzeug-Verträge mit automatischer Kostenaufteilung pro Fahrzeug

Keine Leasingrate mehr verpassen Korrekte Finanzierungskosten in die Wirtschaftlichkeit pro Fahrzeug einfließen lassen Zeit bei der Vertragsdatenerfassung mit KI sparen

Integrationen: AWS Textract (OCR), AWS Bedrock / Claude AI (Felderkennung), Wirtschaftlichkeit (Kostenzuordnung)

Sprechen Sie mit uns über Leasing-Verwaltung

Ersatzteillager

Ihre Werkstatt verbraucht jeden Monat 200 Ölfilter, 50 Bremsbeläge und Dutzende weitere Teile. Wenn der Mechaniker ein Teil braucht, geht er ans Regal. Wenn es da ist, nimmt er es. Wenn nicht, bestellt jemand nach. Am Monatsende stimmt die Inventur nicht mit den Eingangsrechnungen überein — und niemand weiß, wohin die Differenz verschwunden ist. WOOP verfolgt jedes Teil vom Wareneingang bis zum Verbrauch in der Werkstatt — Ihr Bestand entspricht immer der Realität.

Jedes Teil vom Wareneingang bis zum Verbrauch in Werkstattaufträgen verfolgen
Chargenrückverfolgung — jedes Teil bis zur Lieferantenrechnung zurückverfolgen
Mehrlager-Unterstützung mit Umlagerungen zwischen Lagern
Bestände werden bei jeder Bewegung automatisch aktualisiert

Jederzeit genau wissen, was auf Lager ist und woher es kommt Teileverluste durch lückenlose Bewegungsverfolgung verhindern Nachbestellungen anhand tatsächlicher Verbrauchsdaten entscheiden

Integrationen: Werkstatt/Service (Teileverbrauch), Fakturierung (Lieferantenrechnungen), Wirtschaftlichkeit (Kostenzuordnung)

Sprechen Sie mit uns über die Ersatzteilverwaltung

Personalwesen

Ihr bester Fahrer hat eine ADR-Qualifikation für den Gefahrguttransport. Ihr neuester Fahrer nicht. Wenn die Disposition einer ADR-Ladung den falschen Fahrer zuteilt — weil die Qualifikationstabelle nicht aktualisiert wurde — drohen Bußgeld, verzögerte Sendung und ein dauerhafter Compliance-Verstoß. WOOP erfasst jede Qualifikation, jede Schulung und jeden Personaldatensatz — der richtige Fahrer bekommt immer die richtige Tour.

Fahrerqualifikationen verfolgen — 9 Spezialisierungsarten für gezielte Tourzuweisung
Gehaltshistorie mit mehreren Versionen und Mehrwährungs-Unterstützung
EU-Nachtfahrt-Compliance mit zeitzonenbewusster Erfassung
Massenimport von Mitarbeitern aus Excel mit automatischem Personalabgleich

Den richtigen Fahrer der richtigen Ladung zuweisen EU-Lenkzeiten-Vorschriften zuverlässig einhalten Neue Mitarbeiter mit Massenimport schnell einarbeiten

Integrationen: Saga Buchhaltung (Mitarbeiter-Sync), Aufträge (Fahrer-Zuweisung), Wirtschaftlichkeit (Gehaltskosten)

Sprechen Sie mit uns über die Fahrerverwaltung

Paletten- & Ladungsträgerverwaltung

Eine Europalette kostet rund 20 EUR. Ihr Unternehmen tauscht 500 pro Monat aus. Am Quartalsende behauptet ein Kunde, er habe 40 Paletten zurückgegeben, die in Ihren Aufzeichnungen fehlen. Sie haben keinen Beleg — in keine Richtung. Dieser Streit hat gerade 800 EUR gekostet — und passiert nächstes Quartal mit dem nächsten Kunden wieder. WOOP erfasst jeden Palettentausch an jedem Stopp — mit Foto-Nachweis vom Fahrer.

Vier Palettentypen an jedem Be- und Entladepunkt erfasst
Fahrer-Saldenblätter — abgegebene vs. erhaltene Paletten über alle Touren
Bestandsverwaltung auf Hof- und Lagerebene
Anbindung an die Fahrer-App — Zählungen mit Foto-Nachweis vom Fahrer

Palettenstreitigkeiten mit Kunden über prüfbare Aufzeichnungen klären Palettenverluste erkennen, bevor sie sich anhäufen Fahrer mit individuellen Saldenblättern in die Verantwortung nehmen

Integrationen: Fahrer-App (mobile Meldungen), Aufträge (auftragsbezogene Vorgaben), Fakturierung (Palettenabrechnung)

Sprechen Sie mit uns über die Palettenverwaltung

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